il Progetto

Il tema della gestione dei processi di acquisto si trova ormai da alcuni anni al centro del dibattito politico e istituzionale ai vari livelli di governo della pubblica amministrazione. L’importanza che viene riconosciuta alla funzione acquisti deriva dal forte impatto che la spesa per beni e servizi determina sul bilancio delle amministrazioni pubbliche.
A partire da questa evidenza ha preso avvio il progetto di e-procurement promosso dalla Provincia Autonoma di Trento, che ha individuato in Informatica Trentina S.p.A. (delibera n. 1211 del 23 maggio 2003) la società incaricata di realizzare la “struttura di servizio” provinciale per gli acquisti.

·         la Provincia autonoma di Trento;

·         l’Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari;

·         l’Istituto Agrario di San Michele all’Adige.

Gli obiettivi che il progetto si pone sono sostanzialmente di:

·         Contribuire alla razionalizzazione della spesa di beni e servizi della Provincia Autonoma di Trento coerentemente con gli orientamenti a livello nazionale, creando un attore locale in grado di valorizzare il territorio.

·         Offrire ai fornitori locali di piccole e medie dimensioni l’accesso al mercato della Pubblica Amministrazione, mettendo a disposizione canali digitali di vendita con un possibile ampliamento della base clienti.
Tutto questo mediante una graduale introduzione degli strumenti più innovativi di e-procurement.

Comitato Guida: al Comitato Guida spetta la definizione e la pianificazione del progetto, assumendo le decisioni in merito ai problemi che potranno insorgere durante la realizzazione del progetto, controllando l’avanzamento dei lavori e verificando il raggiungimento degli obiettivi.

Gruppo A) per la rilevazione dei flussi di acquisto: a tale gruppo compete la rilevazione degli attuali flussi di spesa nell’ambito della Provincia Autonoma di Trento e degli enti funzionali e la loro razionalizzazione in funzione della loro gestione mediante la centrale acquisti. Spetta inoltre al gruppo la partecipazione alla definizione del modello di funzionamento della centrale acquisti.

Gruppo B) per gli aspetti giuridico-convenzionali: a tale gruppo spetta la definizione degli aspetti convenzionali per la regolazione dei rapporti tra le amministrazioni pubbliche coinvolte e la società incaricata di costituire la centrale acquisti, affrontando anche gli eventuali problemi giuridici connessi alla realizzazione del progetto.

Gruppo C) per l’analisi della spesa: a tale gruppo compete la definizione delle tipologie di spesa che potranno essere gestite mediante la centrale acquisti.

All’attività dei tre gruppi di lavoro si affianca quella del Gruppo di lavoro per la sperimentazione, incaricato di “pilotare” la realizzazione delle prime iniziative sperimentali.

L’approccio che è stato adottato prevede l’avvio del progetto con la Provincia Autonoma di Trento e con gli altri enti interessati, per poi procedere successivamente mediante il coinvolgimento graduale degli Enti locali che accederanno ai servizi. Si sono individuati come prioritari i seguenti punti:
•  Sviluppo graduale della spesa affrontata e delle categorie merceologiche considerate;
•  Coinvolgimento dei fornitori nello sviluppo delle iniziative del progetto;
•  Attivazione dell’iniziativa utilizzando strumenti di acquisto innovativi nel rispetto delle caratteristiche e delle specificità dei mercati di fornitura.

Sono state individuate 4 fasi per le attività del progetto:

FASE 1 - Analisi dei processi di acquisto
Consiste nell'attività di rilevazione dei dati che attengono all’analisi dei processi ed alla segmentazione della spesa, allo scopo di individuare gli impatti del modello di e-procurement nelle attività della Provincia Autonoma di Trento, dell’Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari e dell’Istituto Agrario di San Michele all’Adige. Scopo della fase è altresì la definizione delle categorie merceologiche da associare agli strumenti di e-procurement e la redazione di un piano di sviluppo di gestione della spesa per il periodo 2005-06.

FASE 2 - Progettazione del modello di funzionamento
E’ l’attività di definizione dell’idea progettuale complessiva e di dettaglio, e degli obiettivi da affidare alla struttura di servizio. Funzionale a tale fase è, quindi, anche la predisposizione della convenzione che dovrà disegnare i rapporti tra Informatica Trentina S.p.A. e gli enti coinvolti nel progetto.

FASE 3 - Definizione dei requisiti della tecnologia
Si tratta delle attività di analisi del mercato di fornitura delle soluzioni di e-procurement al fine di procedere ad una individuazione dei requisiti tecnologici e funzionali ritenuti necessari alla soluzione oggetto di scelta.

·         Per quanto riguarda l’analisi della spesa sono state concluse le attività di rilevazione e di segmentazione dei dati di spesa con dettaglio delle categorie merceologiche di acquisto degli Enti direttamente coinvolti nell’iniziativa. Attualmente, a seguito dell’emanazione da parte della Giunta provinciale delle per il contenimento delle spese nell’acquisto di beni e servizi, sono in corso le attività di raccolta ed elaborazione dei quantitativi di fabbisogno pervenuti dalle strutture della Provincia Autonoma di Trento, dagli Enti funzionali e dalle Agenzie. Successivamente la Giunta provinciale, sulla base della proposta che sarà definita dal Comitato guida, stabilirà criteri, tempi e modalità da osservare nella pianificazione delle iniziative di acquisto, al fine di individuare un piano operativo di adozione degli strumenti pi idonei di e-procurement.

·         Sotto il profilo delle attività di rilevazione dei flussi di acquisto, sono stati identificati i principali processi di acquisto degli Enti direttamente coinvolti nelle attività di analisi, articolando il modello di funzionamento degli acquisti secondo l’importo della spesa sostenuta, la categoria merceologica e il grado di autonomia delle strutture richiedenti analizzate.

·         Sul versante della definizione dei requisiti tecnologico-funzionali della soluzione di e-procurement da adottare, si sono concluse, anche sulla base dei risultati della sperimentazione, le attività di definizione dei requisiti tecnologico-funzionali da portare in produzione. Allo stesso tempo, si è provveduto a definire la strategia complessiva di adozione della tecnologia e sono ormai in via di conclusione le attività per la scelta della piattaforma tecnologica definitiva, che consentirà di supportare a regime i processi di approvvigionamento della Pubblica Amministrazione locale.

·         Per ciò che riguarda il quadro normativo di riferimento, con il D.P.P. 26 luglio 2004, n. 9-19/Leg. sono state inserite all’interno del regolamento concernente la disciplina dell'attività contrattuale e dell'amministrazione dei beni della Provincia di Trento (D.P.G.P. 22 maggio 1991, n. 10-40/Leg.) le disposizioni relative alle modalità di svolgimento delle procedure telematiche per l’effettuazione del confronto concorrenziale nella trattativa privata. In particolare, le considerate disposizioni regolamentano le attività di approvvigionamento, con modalità telematiche, di beni e di servizi il cui valore di stima non superi l’importo di € 158.300,00.

I prossimi passi riguarderanno sia la definizione degli aspetti convenzio-nali per la regolazione dei rapporti tra le amministrazioni pubbliche coinvolte e la società incaricata di costituire la centrale acquisti, sia la predisposizione di un nuovo quadro regolamentare che permetta l’ampliamento degli strumenti di e-procurement utilizzabili (gare telematiche oltre la soglia di € 158.300,00; mercati elettronici, ecc.).

La fase di sperimentazione, iniziata a settembre 2004 con l’obiettivo di diffondere e far conoscere agli enti coinvolti nell’iniziativa gli strumenti di e-procurement, si è conclusa nello scorso mese di febbraio con risultati particolarmente positivi e incoraggianti in vista dell’introduzione graduale ma sempre più massiccio delle nuove modalità di acquisto on-line.

·         È stata testata la soluzione sperimentale del negozio elettronico, che ha consentito alle Amministrazioni del territorio provinciale di aderire, in modalità elettronica, alla “Convenzione per la fornitura di personal computer nonché per la prestazione dei servizi connessi” che Informatica Trentina, per conto della Provincia Autonoma di Trento, ha stipulato con il fornitore aggiudicatario della gara.

I risultati del negozio elettronico

·         Nell’ambito della soluzione sperimentale della gara telematica, invece, nel corso dei primi mesi del 2005 si è dato un impulso ulteriore allo sviluppo dello strumento già testato a fine 2004, mediante la realizzazione di ulteriori 7 eventi, funzionalmente strutturati secondo tipologie di gara differenti.

I risultati delle gare telematiche